Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis

Di era digital saat ini, komunikasi dengan pelanggan harus cepat, praktis, dan profesional. WhatsApp Business (WA Bisnis) hadir sebagai solusi bagi para pemilik usaha untuk membangun hubungan yang lebih baik dengan konsumen. Salah satu fitur andalan dari aplikasi ini adalah pesan otomatis, yang memungkinkan Anda menjawab pelanggan tanpa harus selalu online.

Bayangkan jika setiap kali ada pelanggan yang menanyakan jam operasional, alamat, atau produk, Anda bisa langsung memberikan jawaban instan. Fitur pesan otomatis di WA Bisnis bukan hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan. Artikel ini akan membahas secara lengkap cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis, mulai dari pengertian, manfaat, langkah-langkah, hingga kesalahan yang harus dihindari.

Apa Itu Pesan Otomatis di WA Bisnis?

Pesan otomatis di WA Bisnis adalah fitur bawaan aplikasi WhatsApp Business yang memungkinkan pengguna mengirimkan balasan secara instan tanpa perlu mengetik manual. Pesan ini bisa berupa salam, jawaban umum, hingga notifikasi di luar jam kerja.

Fitur ini biasanya terdiri dari tiga jenis utama:

• Away Message (Pesan Di Luar Jam Kerja) → Balasan otomatis ketika Anda tidak bisa membalas.
• Greeting Message (Pesan Sambutan) → Pesan yang dikirim ke pelanggan baru atau yang pertama kali menghubungi.
• Quick Replies (Balasan Cepat) → Jawaban singkat yang dapat dipersonalisasi dengan kata kunci tertentu.

Dengan adanya pesan otomatis, bisnis dapat terlihat lebih profesional dan responsif di mata pelanggan.

Mengapa Pesan Otomatis di WA Bisnis Penting?

Ada beberapa alasan mengapa pesan otomatis sangat bermanfaat untuk bisnis, antara lain:

1. Meningkatkan pelayanan pelanggan → Pelanggan merasa diperhatikan karena mendapat respon cepat.
2. Menghemat waktu → Tidak perlu mengetik berulang kali untuk pertanyaan yang sama.
3. Meningkatkan profesionalisme → Bisnis terlihat lebih rapi, teratur, dan terpercaya.
4. Menjaga komunikasi 24/7 → Walaupun Anda offline, pelanggan tetap mendapat jawaban.
5. Meningkatkan peluang konversi → Respon cepat bisa membuat pelanggan lebih tertarik membeli.

Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis

Berikut langkah-langkah mudah yang bisa Anda ikuti:

1. Membuat Pesan Sambutan (Greeting Message)

• Buka aplikasi WhatsApp Business.
• Masuk ke menu Setelan (Settings).
• Pilih Fitur Bisnis → Pesan Sambutan.
• Aktifkan fitur ini.
• Tulis pesan sambutan, misalnya: “Halo, terima kasih sudah menghubungi [Nama Bisnis]. Ada yang bisa kami bantu?”
• Tentukan siapa saja yang menerima pesan ini (semua kontak baru, kontak tertentu, dll).
• Simpan pengaturan.

2. Membuat Pesan Di Luar Jam Kerja (Away Message)

• Buka Setelan → Fitur Bisnis → Pesan di Luar Jam Kerja.
• Aktifkan fitur.
• Tulis pesan, contoh: “Terima kasih sudah menghubungi kami. Saat ini kami sedang offline. Kami akan membalas pesan Anda pada jam operasional: 08.00–20.00 WIB.”
• Atur jadwal pengiriman (selalu, sesuai jam tertentu, atau custom).
• Pilih penerima pesan.
• Simpan.

3. Membuat Balasan Cepat (Quick Replies)

• Masuk ke Setelan → Fitur Bisnis → Balasan Cepat.
• Tambahkan pesan baru, misalnya:
• Shortcut: /alamat
• Pesan: “Alamat toko kami ada di Jl. Sudirman No. 123, Jakarta.”
• Saat chat dengan pelanggan, ketik /alamat untuk langsung mengirim pesan tadi.

Masalah Umum dalam Menggunakan Pesan Otomatis

Meski praktis, ada beberapa kendala yang sering muncul:

• Pesan terasa kaku atau robotik → Pelanggan merasa tidak mendapat perhatian personal.
• Pengaturan tidak sesuai jadwal → Pesan di luar jam kerja tetap terkirim saat jam operasional.
• Pesan terlalu panjang → Membuat pelanggan malas membaca.
• Tidak diperbarui secara rutin → Informasi lama bisa membuat pelanggan bingung.

Tips Membuat Pesan Otomatis yang Efektif

Agar pesan otomatis terasa alami dan profesional, gunakan tips berikut:

1. Gunakan bahasa yang ramah dan sopan.
2. Tambahkan nama bisnis agar terlihat lebih resmi.
3. Sertakan call-to-action, misalnya: “Klik link katalog kami di sini.”
4. Buat pesan singkat, padat, dan jelas.
5. Update isi pesan secara berkala sesuai promo atau jam operasional terbaru.
6. Gunakan emoji secukupnya untuk memberi kesan hangat.

Kesalahan yang Harus Dihindari

Agar pesan otomatis benar-benar membantu, hindari kesalahan berikut:

1. Mengirim pesan terlalu sering → Bisa dianggap spam oleh pelanggan.
2. Pesan terlalu formal → Membuat pelanggan enggan berinteraksi.
3. Tidak menyertakan informasi penting → Misalnya jam kerja, alamat, atau link katalog.
4. Mengabaikan follow-up manual → Hanya mengandalkan pesan otomatis tanpa interaksi nyata.
5. Tidak menguji pesan terlebih dahulu → Akibatnya pesan bisa salah terkirim atau tidak sesuai.

Ringkasan

Fitur pesan otomatis di WA Bisnis adalah solusi cerdas untuk menjaga komunikasi yang cepat, profesional, dan efisien dengan pelanggan. Dengan memanfaatkan pesan sambutan, pesan di luar jam kerja, dan balasan cepat, bisnis bisa meningkatkan pelayanan sekaligus menghemat waktu.

Namun, penggunaan pesan otomatis tetap harus diperhatikan agar tidak terasa kaku. Gunakan bahasa yang ramah, informasi jelas, dan jangan lupakan interaksi manual. Dengan strategi yang tepat, fitur ini bisa membantu meningkatkan kepuasan pelanggan sekaligus memperkuat citra bisnis Anda.